TIPS PARA ORGANIZAR UNA BUENA ASAMBLEA

Las asambleas o juntas de socios, bien sea de empresas, de copropietarios, cooperativas o de asociaciones deportivas, permiten informar, discutir y planificar sobre las acciones efectuadas el año anterior y sobre las estrategias que se llevarán a cabo durante el presente año en la organización.

De acuerdo con la legislación colombiana, las asambleas ordinarias deben realizarse por lo menos una vez al año, usualmente dentro de los tres primeros meses.

Para la realización de estas asambleas deben tenerse en cuenta una serie de disposiciones legales que determinan las reglas de juego en relación a su debido funcionamiento, pero también supone tener en cuenta los detalles logísticos implicados en la realización del evento.

En la mayoría de los casos, el éxito de estas asambleas depende en gran medida de la buena organización de la reunión, lo cual posibilita que las discusiones y deliberaciones puedan realizarse fluidamente.

Existen ciertas recomendaciones generales en relación a quienes deben convocar la asamblea, los medios que deben usarse para la convocatoria, la información que debe contener, el quorum y el documento legal que debe generar la reunión, entre otros aspectos. Sin embargo, más allá de lo legal, presentamos algunos tips importantes para que su empresa, copropiedad o asociación puedan preparar una asamblea exitosa desde el punto de vista logístico.

El lugar

En muchos casos la cantidad de socios de las organizaciones justifica que se deba alquilar un auditorio o lugar especializado para la realización de la asamblea. En este caso hay que pensar en empresas que tengan catálogos de auditorios y centros de convenciones para tener la posibilidad de escoger el lugar más apropiado de acuerdo con la cantidad de socios y asistentes que se tiene previstos y la ubicación geográfica que resulte más conveniente para todos.

La alimentación y los refrigerios

Dada la cantidad de detalles que implica la organización de una asamblea o junta de socios, también es muy útil pensar en la opción de contratar un servicio de catering para los refrigerios y los almuerzos y bebidas dependiendo de la extensión programada para la realización de la reunión.

También en este caso, lo mejor es contar con una empresa que ofrezca una amplia variedad de opciones dependiendo de los gustos y preferencias de los socios, por ejemplo, si hay algunos invitados vegetarianos o que acostumbren tomar sus bebidas sin azúcar.

Ayudas audiovisuales

En las asambleas es recomendable tener a mano todos los recursos audiovisuales y un asistente técnico que apoye el manejo de los medios digitales para que el desenvolvimiento de la reunión no tenga ningún contratiempo.

En la mayoría de los casos es necesario un proyector video beam y un computador portátil para realizar la presentación de los balances y estados financieros y demás. También puedes necesitarse micrófonos y equipos de sonido. Como en todo tipo de reunión, el éxito de la asamblea radica en la planificación y en la antelación con la que se preparen todos los detalles implicados.

Personal de servicio

Además del asistente técnico, en muchos casos puede ser necesario contratar personal de servicio que se encargue del catering y de acompañar a los asistentes para proporcionarles todos los servicios necesarios, con el fin de evitar incomodidades y lograr que la asamblea se desenvuelva ágil y eficientemente.